Diseño de un sistema de gestión de documentos

Para realizar un diseño para un sistema de gestión de documentos, hay que tener en cuenta:

 -Una infraestructura de apoyo, lo que adentra en el personal, las herramientas,los procesos, la tecnología...

    Esto implica:

            -Diseño del sistema, procesos, prácticas actuales
            -Soluciones tecnológicas que funcionen
            -Cuales son los mejores cambios dentro del sistema para mejorar el sistema de gestión de           documentos de nuestra organización

Pasos a seguir:

 1.Revisar los procedimientos ligados al sistema de gestión de documentos actual

 2.Mejorar las funciones de las que consta el sistema de gestión de documentos y a la vez formar más personal implicados en este sistema

 3.Desarrollar e implantar un nuevo sistema encargado de los riesgos

 4.Después de estudiar todas estas pausar, elaborar un sistema de gestión de documentos nuevo que mejore el anterior

Se tiene que tener siempre claro los objetivos de nuestra organización y realmente los campos que son necesarios que se vean reflejados en el sistema.

Una vez este desarrollado el sistema de gestión, lo implementamos y comenzará un periodo de prueba en la que veremos si el sistema de gestión funciona adecuadamente satisfaciendo las necesidades establecidas.
Se debe de ir observando regularmente para que todo vaya perfectamente.

Si en este caso todo va adecuadamente, nuestro sistema de gestión de documentos será totalmente llevado a cabo para ser usado durante un largo tiempo.

Estrategias para satisfacer requerimientos

Actualmente la tecnología ha ido evolucionando y a la vez los sistemas de información, lo que ha hecho que se puedan llevar a cabo de mejor modo.

¿Que podría implicar este sistema de información?

 Enfoque basado en políticas:

 -Que los miembros de la organización, en este caso Cruz Roja puedan acceder e introducir datos, sobre todo los puestos más importantes

-La posibilidad de eliminar documentos

-Seguido rigurosamente por unas normas, para no implicar la mala gestión

Enfoque basado en el diseño:

-Diseñar un interfaz gráfico, una página web donde los usuarios puedan interactuar y conocer todo lo que Cruz Roja abarca

-Apartados en los que un empleado entre en su departamento y pueda adquirir todo lo necesario, como por ejemplo documentos

-Aplicaciones que capturen metadatos. Prevenir la eliminación de documentos importantes, sin autorización. Tablas de disposición de documentos para poder transferirlos.

Enfoque de implantación específica:

-Intrusiva(donde los empleados se encargarían de la gestión)

-Invisible(la gestión como rutina)

Enfoque de implantación de normas:

-Para el almacenamiento de documentos

-Intercambio de documentos

-Etc


El desarrollo de estas estrategias implica personal que entienda del tema, como documentalistas, para la gestión de documentos.
También que los empleados, o varios de ellos, tengan un conocimiento básico de estos modelos para mejorar el servicio.
Usar software adecuado
Normas que ayuden a llevar unas pautas para no cometer errores

Evaluación de sistemas existentes

Se necesitan equipos que soporten todo el tratamiento de documentos y gestión dentro de Cruz Roja. Además deben de contar con unas actualizaciones diarias de sus sistemas.

Estos sistemas son:

-Escáner
-Ordenadores, normalmente con Window
-Impresoras
-Base de datos

Dentro de la misma web de Cruz Roja, podemos observar más detalle que crean unas normas para el uso de estos sistemas...

http://www.cruzroja.es/normativa-si/CR-Normativa.html

1. Protección de datos: Información y autorización previa

1.1. Actos prohibidos:

• 1.1.1. Crear ficheros de datos personales sin la autorización del responsable en cumplimiento de la Resolución de la Presidencia N° 1/2005, De 5 De Mayo de 2005, Ordenadora De Los Ficheros de la Institución que contengan Datos de Carácter Personal, en vigencia.
• 1.1.2 Cruzar información relativa a datos de diferentes ficheros o servicios con el fin de establecer perfiles de personalidad, hábitos de consumo o cualquier otro tipo de preferencias, sin la autorización expresa del responsable de seguridad.
• 1.1.3 Alterar la red de comunicaciones corporativa (Red IP alquilada a Telefónica) de Cruz Roja Española.
• 1.1.4 Cualquier otra actividad expresamente prohibida en este documento o en las normas sobre protección de datos e Instrucciones de la Agencia de protección de Datos.
• 1.1.5 Sacar soportes y ordenadores personales fuera de los locales de la organización sin la previa autorización del Secretario General o de la Directora del Departamento de Sistemas de Información.

2. Identificación de usuarios y claves de acceso

2.5 Están expresamente prohibidas las siguientes actividades:

• a) Compartir o facilitar el identificador de usuario y la clave de acceso facilitada por la institución Cruz Roja Española con otra persona física o jurídica, incluido el personal de la propia institución. En caso de incumplimiento de esta prohibición, el usuario será el único responsable de los actos realizados por la persona física o jurídica que utilice de forma no autorizada el identificador del usuario.
• b) Intentar distorsionar o falsear los registros LOG del sistema.
• c) Intentar descifrar las claves, sistemas o algoritmos de cifrado y cualquier otro elemento de seguridad que intervenga en los procesos telemáticos de la institución Cruz Roja Española.
• d) Destruir, alterar, inutilizar o de cualquier otra forma dañar los datos, programas o documentos electrónicos de la institución Cruz Roja Española, de terceros. (Estos actos pueden constituir un delito de daños, previsto en el artículo 264.2 del Código Penal).
• e) Obstaculizar voluntariamente el acceso de otros usuarios a la red mediante el consumo masivo de los recursos informáticos y telemáticos de la empresa, así como realizar acciones que dañen, interrumpan o generen errores en dichos sistemas.
• f) Enviar mensajes de correo electrónico de forma masiva o con fines comerciales o publicitarios sin el consentimiento del destinatario (Spam).
• g) Intentar leer, borrar, copiar o modificar los mensajes de correo electrónico o archivos de otros usuarios. (Esta actividad puede constituir un delito de interceptación de las telecomunicaciones, previsto en el artículo 197 del Código Penal).
• h) Utilizar el sistema para intentar acceder a áreas restringidas de los sistemas informáticos de la institución Cruz Roja Española y de terceros.
• i) Intentar aumentar el nivel de privilegios de un usuario en el sistema.
• j) Introducir voluntariamente programas, virus, macros, applets, controles ActiveX o cualquier otro dispositivo lógico o secuencia de caracteres que causen o sean susceptibles de causar cualquier tipo de alteración en los sistemas informáticos de la entidad o de terceros. El usuario tendrá la obligación de utilizar los programas antivirus y sus actualizaciones para prevenir la entrada en el sistema de cualquier elemento destinado a destruir o corromper los datos informáticos.
• k) Introducir, descargar de Internet, reproducir, utilizar, instalar o distribuir programas informáticos no autorizados expresamente por la institución Cruz Roja Española cualquier otro tipo de obra o material cuyos derechos de propiedad intelectual o industrial pertenezcan a terceros, cuando no se disponga de autorización para ello. Por lo que todas las aplicaciones necesarias para el desempeño de la actividad laboral serán instaladas previa autorización del Responsable de sistemas de información en cada oficina o asamblea.
• l) Instalar copias ilegales de cualquier programa, incluidos los estandarizados.
• m) Borrar cualquiera de los programas instalados legalmente.
• n) Utilizar los recursos telemáticos de la institución Cruz Roja Española incluida la red Internet, para actividades que no se hallen directamente relacionadas con el puesto de trabajo del usuario.
• ñ) Introducir contenidos obscenos, inmorales u ofensivos y, en general, carentes de utilidad para los objetivos de la institución Cruz Roja Española, en la red corporativa.
• o) Enviar o reenviar mensajes en cadena o de tipo piramidal.

3. Confidencialidad de la información

4. Explotación y uso del E-mail e Internet

5. Registro de las Incidencias

Identificación de requerimientos

Contexto:

El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja realiza su labor bajo siete principios fundamentales que rigen las actuaciones de esta organización, creando un vínculo de unión entre las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, el CICR y la FICR.

Los Principios Fundamentales garantizan la continuidad del Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y su labor humanitaria.

• Humanidad: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, al que ha dado nacimiento la preocupación de prestar auxilio, sin discriminación, a todos los heridos en los campos de batalla, se esfuerza, bajo su aspecto internacional y nacional, en prevenir y aliviar el sufrimiento de los hombres en todas las circunstancias. Tiende a proteger la vida y la salud, así como a hacer respetar a la persona humana. Favorece la comprensión mutua, la amistad, la cooperación y una paz duradera entre todos los pueblos.

• Imparcialidad: No hace ninguna distinción de nacionalidad, raza, religión, condición social ni credo político. Se dedica únicamente a socorrer a los individuos en proporción con los sufrimientos, remediando sus necesidades y dando prioridad a las más urgentes.

• Neutralidad: Con el fin de conservar la confianza de todos, se abstiene de tomar parte en las hostilidades y, en todo tiempo, en las controversias de orden político, racial, religioso e ideológico.

• Independencia: El Movimiento es independiente. Auxiliares de los poderes públicos en sus actividades humanitarias y sometidas a las leyes que rigen los países respectivos, las Sociedades Nacionales deben, sin embargo, conservar una autonomía que les permita actuar siempre de acuerdo con los principios del Movimiento.

• Voluntariado: Es un movimiento de socorro voluntario y de carácter desinteresado.

• Unidad: En cada país sólo puede existir una Sociedad de la Cruz Roja o de la Media Luna Roja, que debe ser accesible a todos y extender su acción humanitaria a la totalidad del territorio.

• Universalidad: El Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, en cuyo seno todas las Sociedades tienen los mismos derechos y el deber de ayudarse mutuamente, es universal.

Funciones y Actividades:

Las comentadas en una entrada anteriormente:

Promoción de los principios fundamentales y valores humanitarios

• Campañas de prevención de enfermedades: lo relacionado por ejemplo al sida
• Mensajes familiares y mensajes de buena salud.
• Campañas para promover el respeto a la diversidad y la dignidad humana, reducir la intolerancia, la discriminación y la exclusión social.
• Apoyo a las áreas de juventud.

Intervención en casos de desastre

• Búsqueda y rescate.
• Atención pre hospitalaria.
• Abastecimiento de agua.
• Alojamiento temporal de personas necesitadas.

Preparación para desastres.

• Campañas de recolección de ropa, juguetes y alimentos.
• Solicitud de medicamentos.
• Capacitación a la comunidad en gestión de riesgos.
• Primeros auxilios.
• Donaciones voluntarias.

Mejora de los servicios de salud en la comunidad.

• Donación de sangre.
• Servicio de ambulancias.
• Hospitales e instituciones de formación.
• Servicios médico, Psicológico, odontológico y sexual.
• Apoyo social y acompañamiento al adulto mayor, niños y en general a personas vulnerables.

Fuentes de información internas y externas

Internas:

Dentro de la organización se generan numerosos archivos de todas las actividades que se llevan a cabo. Campañas publicitarias, campañas de ayuda, talleres... Crea una gran cantidad de documentos relacionados con las personas y lugares en los que se llevan a cabo

Externas:

Las fuentes externas son amplias, puesto que Cruz Roza es de amplitud internacional

Riesgos de la gestión de datos

El riesgo de gestión de datos ante Cruz Roja puede ser amplia, ya que hay una gran cantidad de documentos que se generan a diario. Por lo tanto, la gestión de datos necesita un cuidado y gente especializada que lleve lo mejor posible el tema