Conceptos Records Management:
"Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos" ICA. Dictionary of archival terminology, 1984
"Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la
eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la
afectación final de los documentos
La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos , desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución. La afectación final dada al documento depende de la evaluación que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de reproducción antes de su destrucción o, por último, de destrcción pura y simple" UNESCO. Record and Archives Management Programme, 1979
Los principales beneficios son:
-Beneficios económicos: identificación y cuantificación por medio de los cuadros de retención y disposición de documentos
-Economías de eficacia: creación de documentos, diseños y recuperación por medio de una gestión
-Efectividad: planificación de actividades de gobierno
-Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía
Implantación de cuatro niveles en la gestión de documentos, a partir del modelo Norteamericano:
-Nivel mínimo:sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos
-Nivel mínimo incrementado: incorporación a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios
-Nivel intermedio: añaden subprogramas básicos como el diseño y gestión de formularios
-Nivel óptimo: gestión de directrices, correo, telecomunicaciones...
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES:
+Apoyo y respaldo
+Análisis de las tradiciones administrativas
+La gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa
+Buena planificación
+Base y respaldo legislativo
+Análisis de los modelos de gestión de documentos
+Papel del archivero
+Formación del persona
+Cuadros de clasificación y retención
-Colaboración de la Administración
+Etc
Esto se resume en tres fases dentro del modelo norteamericano: Creación, Mantenimiento y uso y Disposición
Y para la gestión de estos documentos es importante tener los siguientes instrumentos: El cuadro de clasificación, el calendario de conservación y el inventario
Administración joven y dinámica y fuerte incidencia del factor económico, por lo que la prevalece el factor rentabilidad.
La práctica es la base para la formulación de principios teóricos.
Los archiveros federales intervienen para la preservación de la documentación.
Establecimiento de dos conceptos: Records Center: edificio y Records schedules: documento que describe los documentos de una agencia
Desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local
Participación de bibliotecarios, documentalistas e informáticos en el concepto de Resources Management
->Modelo QUEBEC(sub del Norteamericano)
Los Archivos Nacionales son los encargados de ejercer las funciones de control y tutela de creación de los documentos y del ciclo de vida de estos.
Al profesional que trabaja en administración se le llama gestionnaire
La figura del conservador es más importante, al revés que en EEUU, donde es la del archivero
Establecimiento de calendarios de conservación y centros de documentos semiactivos
La responsabilidad de los documentos depositados en los archivos es llevado por la Administración y a cargo de un personal especializado
El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios. Su papel es el de controlar e inspeccionar
Centralización de los archivos corrientes e intermedios en un único servicio
Desarrollo de calendarios de conservación y de clasificación
Influencias en la selección y eliminación de documentos e implantación de depósitos intermedios
Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formado por responsables de la documentación
Las administraciones no han sido capaces de general una estructura responsable de la gestión de documentos.
Prestigio en el nivel de custodia de la documentación histórica
El archivero está ligado a la gestión de fondos históricos
Importancia de la formación del personales en los ministerios y en los cuadros de conservación y eliminación
GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN ESPAÑA
No existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gesteón de documentos.
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales
Engloba:
-El reglamento de archivos de estado
-Normas técnicas de la dirección de los archivos estatales
El plan Supone:
-Identificación y valoración de las series documentales
-Determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico
A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos
La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos , desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución. La afectación final dada al documento depende de la evaluación que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la forma de una transferencia a un depósito intermedio para su almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de reproducción antes de su destrucción o, por último, de destrcción pura y simple" UNESCO. Record and Archives Management Programme, 1979
Los principales beneficios son:
-Beneficios económicos: identificación y cuantificación por medio de los cuadros de retención y disposición de documentos
-Economías de eficacia: creación de documentos, diseños y recuperación por medio de una gestión
-Efectividad: planificación de actividades de gobierno
-Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía
Implantación de cuatro niveles en la gestión de documentos, a partir del modelo Norteamericano:
-Nivel mínimo:sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos
-Nivel mínimo incrementado: incorporación a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios
-Nivel intermedio: añaden subprogramas básicos como el diseño y gestión de formularios
-Nivel óptimo: gestión de directrices, correo, telecomunicaciones...
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES:
+Apoyo y respaldo
+Análisis de las tradiciones administrativas
+La gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa
+Buena planificación
+Base y respaldo legislativo
+Análisis de los modelos de gestión de documentos
+Papel del archivero
+Formación del persona
+Cuadros de clasificación y retención
-Colaboración de la Administración
+Etc
MODELO NORTEAMERICANO:
Y para la gestión de estos documentos es importante tener los siguientes instrumentos: El cuadro de clasificación, el calendario de conservación y el inventario
Administración joven y dinámica y fuerte incidencia del factor económico, por lo que la prevalece el factor rentabilidad.
La práctica es la base para la formulación de principios teóricos.
Los archiveros federales intervienen para la preservación de la documentación.
Establecimiento de dos conceptos: Records Center: edificio y Records schedules: documento que describe los documentos de una agencia
Desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local
Participación de bibliotecarios, documentalistas e informáticos en el concepto de Resources Management
->Modelo QUEBEC(sub del Norteamericano)
Los Archivos Nacionales son los encargados de ejercer las funciones de control y tutela de creación de los documentos y del ciclo de vida de estos.
Al profesional que trabaja en administración se le llama gestionnaire
La figura del conservador es más importante, al revés que en EEUU, donde es la del archivero
Establecimiento de calendarios de conservación y centros de documentos semiactivos
MODELO EUROPEO:
La responsabilidad de los documentos depositados en los archivos es llevado por la Administración y a cargo de un personal especializado
El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios. Su papel es el de controlar e inspeccionar
Centralización de los archivos corrientes e intermedios en un único servicio
Desarrollo de calendarios de conservación y de clasificación
Influencias en la selección y eliminación de documentos e implantación de depósitos intermedios
MODELO DE FRANCIA:
Las administraciones no han sido capaces de general una estructura responsable de la gestión de documentos.
Prestigio en el nivel de custodia de la documentación histórica
El archivero está ligado a la gestión de fondos históricos
Importancia de la formación del personales en los ministerios y en los cuadros de conservación y eliminación
GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN ESPAÑA
No existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gesteón de documentos.
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales
Engloba:
-El reglamento de archivos de estado
-Normas técnicas de la dirección de los archivos estatales
El plan Supone:
-Identificación y valoración de las series documentales
-Determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico
A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos
No hay comentarios:
Publicar un comentario